Din information
Integritetspolicy
Här förklarar Sju Sjöar Konferens AB vilka personuppgifter vi behandlar, varför de behövs, hur länge de sparas och vilka rättigheter du har.
Personuppgiftsansvar
Vem ansvarar för dina uppgifter?
Sju Sjöar Konferens AB är personuppgiftsansvarigt för den behandling som beskrivs i denna policy. Det innebär att bolaget bestämmer varför och hur personuppgifter behandlas vid kontakt, bokning, betalning och vistelse.
Frågor, begäran om registerutdrag eller andra integritetsärenden skickas till kontaktuppgifterna på den här sidan.
Uppgifter vi behandlar
Det som behövs för kontakten och vistelsen.
Kontaktuppgifter
Namn, e-postadress, telefonnummer, företag eller organisation.
Förfrågan och bokning
Ankomst och avresa, antal gäster, valda rum eller tjänster, bokningsnummer, pris, meddelanden och annan praktisk information.
Deltagaruppgifter
Namn på deltagare samt önskemål om rum, tillgänglighet eller specialkost när det behövs för vistelsen.
Betalning och ekonomi
Betalningsstatus, order-, kvitto- och fakturauppgifter. Kort- och betalningsuppgifter behandlas av Stripe i betalningssteget och fullständiga kortnummer lagras inte av Sju Sjöar Konferens AB.
Kommunikation
Innehållet i e-post, formulär, bokningsmeddelanden och annan kontakt med oss.
Teknisk information
IP-adress, tidpunkt, webbläsaruppgifter och nödvändiga cookies eller loggar som behövs för funktion och säkerhet.
Uppgifterna kommer i första hand från dig. De kan också lämnas av den som bokar för en grupp, en arrangör eller en extern bokningskanal. Den som lämnar uppgifter om andra deltagare ansvarar för att de berörda personerna får denna information.
Ändamål och rättslig grund
Varje behandling ska ha ett bestämt syfte.
Förfrågan
För att svara, lämna offert och vidta åtgärder innan ett avtal ingås. Rättslig grund: avtal eller åtgärder på din begäran före avtal, artikel 6.1 b GDPR.
Bokning och vistelse
För att administrera bokningen, genomföra vistelsen, kommunicera praktisk information och hantera betalning. Rättslig grund: fullgörande av avtal, artikel 6.1 b GDPR.
Bokföring och rättsliga krav
För att uppfylla bokförings-, skatte- och andra lagkrav. Rättslig grund: rättslig förpliktelse, artikel 6.1 c GDPR.
Service och säkerhet
För att följa upp ärenden, förebygga missbruk, skydda webbplatsen och hantera rättsliga anspråk. Rättslig grund: vårt berättigade intresse av säker drift och att tillvarata våra rättigheter, artikel 6.1 f GDPR.
Frivilliga utskick
Nyhetsbrev eller liknande marknadsföring skickas när du har valt att ta emot den. Rättslig grund: samtycke, artikel 6.1 a GDPR.
Specialkost och behov
När uppgiften avslöjar hälsa eller annan känslig information behandlas den med uttryckligt samtycke enligt artikel 9.2 a GDPR.
När uppgifter behövs
Vad händer om du inte lämnar uppgifterna?
Uppgifter som markeras som obligatoriska i ett boknings- eller kontaktformulär behövs för att vi ska kunna svara, ingå avtal eller genomföra bokningen. Om de inte lämnas kan vi sakna möjlighet att hantera förfrågan eller erbjuda den efterfrågade vistelsen.
Uppgifter om specialkost, allergier eller tillgänglighetsbehov är frivilliga, men kan vara nödvändiga för att vi ska kunna anpassa vistelsen på ett tryggt sätt. Sådana uppgifter ska begränsas till det som faktiskt behövs och vara tillgängliga endast för berörda medarbetare och leverantörer. Den som lämnar känsliga uppgifter om en annan deltagare ska ha deltagarens uttryckliga godkännande.
Bokningssystem och personuppgiftsbiträde
Bokningar hanteras i Sirvoy.
Sju Sjöar Konferens AB använder bokningssystemet Sirvoy, som tillhandahålls av Sirvoy Limited i Irland. Sju Sjöar Konferens AB är fortsatt personuppgiftsansvarigt för gäst- och bokningsuppgifterna. Sirvoy behandlar uppgifterna som personuppgiftsbiträde enligt dokumenterade instruktioner och kraven i artikel 28 GDPR.
Sirvoy kan anlita underbiträden för bland annat IT-drift, e-post, betalning, support och säkerhet. Enligt Sirvoys information lagras de flesta uppgifter i Irland eller inom EES, men vissa underbiträden kan behandla uppgifter i bland annat USA och Japan. Sirvoy anger att sådana överföringar skyddas genom beslut om adekvat skyddsnivå, EU–US Data Privacy Framework eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler, beroende på mottagare.
Betaltjänst
Betalningar hanteras av Stripe.
När du betalar online överförs de uppgifter som behövs för transaktionen till Stripe. Det kan omfatta namn, e-postadress, betalningsuppgifter, belopp, valuta, tidpunkt, IP-adress och information om betalningens status. Stripe behandlar betalningsuppgifter som personuppgiftsbiträde när tjänsten utförs på instruktion av Sju Sjöar Konferens AB.
Stripe är samtidigt självständigt personuppgiftsansvarigt för vissa behandlingar som Stripe själv bestämmer över, bland annat bedrägeribekämpning, säkerhet och skyldigheter enligt finans- och betaltjänstlagstiftning. För kunder inom EES är irländska Stripe-bolag normalt involverade. Stripe kan även behandla uppgifter utanför EES och anger att överföringar skyddas genom bland annat EU–US Data Privacy Framework och EU-kommissionens standardavtalsklausuler.
Övriga mottagare
Endast de som behöver uppgifterna får ta del av dem.
Utöver Sirvoy och Stripe kan behöriga medarbetare och leverantörer inom exempelvis mat, boende, IT-drift och bokföring få tillgång till de uppgifter som behövs för respektive uppdrag. Personuppgiftsbiträden ska omfattas av avtal, sekretess och lämpliga säkerhetskrav.
Uppgifter kan också lämnas till myndighet eller annan mottagare när lag kräver det, eller när det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Sju Sjöar Konferens AB säljer inte personuppgifter.
Lagringstid
Inte längre än vad ändamålet kräver.
Förfrågningar
Sparas normalt i högst 12 månader efter den senaste kontakten, om de inte leder till en bokning eller behöver sparas för ett pågående ärende.
Bokning och vistelse
Sparas normalt i 24 månader efter utcheckning eller avbokning för service, uppföljning och hantering av eventuella anspråk.
Specialkost och behov
Raderas eller avidentifieras normalt senast 30 dagar efter avslutad vistelse, om uppgiften inte behövs för ett dokumenterat incident- eller ersättningsärende.
Ekonomiska underlag
Räkenskapsinformation sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då det aktuella räkenskapsåret avslutades.
Frivilliga utskick
Sparas tills samtycket återkallas eller senast efter 24 månaders inaktivitet.
Tekniska loggar
Sparas så kort tid som möjligt och normalt högst 12 månader, om de inte behöver bevaras längre för att utreda en säkerhetsincident.
Om Sirvoy-abonnemanget avslutas anger Sirvoy att kunddata raderas senast ett år efter avslutandet eller tidigare på kundens begäran. Uppgifter kan i enskilda fall sparas längre när lag kräver det eller så länge de behövs för ett rättsligt anspråk.
Webbplats och cookies
Nödvändigt först – frivilligt efter val.
Nödvändiga cookies och tekniska loggar får användas för att webbplatsen och bokningsflödet ska fungera och vara säkra. Om analys-, marknadsförings- eller andra valfria cookies används ska de inte aktiveras innan du har lämnat ditt samtycke. Ett lämnat samtycke ska kunna återkallas lika enkelt som det gavs.
Dina rättigheter
Du ska kunna förstå och påverka behandlingen.
Tillgång och rättelse
Du kan begära information om vilka uppgifter vi behandlar och få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade.
Radering och begränsning
Du kan i vissa situationer begära att uppgifter raderas eller att behandlingen begränsas.
Invändning
Du kan invända mot behandling som grundas på berättigat intresse och alltid invända mot direktmarknadsföring.
Dataportabilitet
För uppgifter som behandlas automatiserat med stöd av samtycke eller avtal kan du i vissa fall få ut dem i ett strukturerat, maskinläsbart format.
Återkalla samtycke
Ett samtycke kan när som helst återkallas framåt i tiden utan att tidigare behandling blir olaglig.
En begäran är normalt kostnadsfri och besvaras utan onödigt dröjsmål, vanligtvis inom en månad. Vi kan behöva kontrollera din identitet. Vissa rättigheter har undantag, exempelvis när uppgifter måste sparas enligt lag.
Kontakta Sju Sjöar Konferens AB om du vill använda någon av dina rättigheter. Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
Automatiserade beslut
Ingen profilering som avgör din bokning.
Sju Sjöar Konferens AB använder inte enbart automatiserat beslutsfattande eller profilering som har rättsliga följder eller på liknande sätt påverkar dig betydligt. Tillgänglighet och pris kan visas automatiskt i bokningssystemet utifrån valda datum, antal gäster och bokningsregler, men detta är inte ett sådant automatiserat beslut som avses i artikel 22 GDPR.
Förändringar
Policyn uppdateras när tjänsterna förändras.
Om bokningsflöden, betaltjänster, cookies eller andra leverantörer förändras uppdateras informationen så att den fortsatt beskriver den faktiska behandlingen. Den senaste versionen finns alltid på den här sidan.